Penandatangan CIP yang menyertai CISM, badan pentadbiran sesuatu organisasi tersebut hendaklah mempamerkan kepimpinan dan komitmen dalam aspek sistem pengurusan pencegahan rasuah.

Ia boleh dipamerkan melalui pelaksanaan sistem pencegahan rasuah di organisasi tersebut. Antara tindakan yang boleh diambil oleh badan pentadbiran organisasi tersebut adalah dengan membangunkan, menetapkan dan menilai semula Polisi Pencegahan Rasuah organisasi.

Kod etika yang jelas hendaklah diwujudkan bagi menzahirkan komitmen untuk mengelak daripada rasuah termasuklah menawar, menerima dan meminta suapan yang mana menjurus kepada kesalahan rasuah. Ia juga haruslah menerap nilai teras organisasi, prinsip, sokongan pengurusan dan tanggungjawab. Sesuatu kod etika yang baik juga haruslah mengandungi komitmen pematuhan melalui penguatkuasaan dan pemantauan oleh pentadbiran organisasi.

Polisi Mengenai Pencegahan Rasuah menggariskan keperluan organisasi untuk mencegah, mengesan dan mengambil tindakan terhadap isu rasuah serta pematuhan terhadap undang-undang berkaitan pencegahan rasuah.

Inisiatif CISM menggariskan 13 polisi antirasuah yang perlu disediakan oleh organisasi. Polisi-polisi tersebut adalah:

1. Polisi Percanggahan Kepentingan (Conflict of Interest Policy)

Polisi yang menyatakan toleransi sifar bagi perbuatan rasuah dan menyediakan prosedur yang perlu dipatuhi oleh lembaga pengarah, kakitangan dan pihak ketiga yang mempunyai hubungan perniagaan dengan organisasi. Polisi ini juga menyediakan saluran untuk mengisytiharkan kepentingan yang mungkin wujud dalam operasi perniagaan organisasi serta menyediakan panduan untuk menjalankan perniagaan mengikut amalan etika perniagaan terbaik.

2. Polisi Pemberi Maklumat (Whistleblowing Policy)

Polisi ini hendaklah menjelaskan dasar syarikat terhadap toleransi sifar terhadap rasuah dan menyediakan prosedur yang harus diikuti oleh kakitangan/pihak ketiga sekiranya timbul syak atau kesalahan tatatertib atau kesalahan jenayah dikenalpasti/berlaku di organisasi. Polisi ini juga menyediakan ruang bagi semua kakitangan/pihak ketiga untuk menyalurkan sebarang aduan berkenaan salah laku atau penyelewengan mengikut prosedur yang disediakan di bawah polisi serta menjamin kerahsiaan identiti Pemberi Maklumat.

Templat Polisi Pemberi Maklumat

Sila rujuk Templat Polisi Pemberi Maklumat untuk panduan.

3. Polisi Rujukan Kepada Pihak Berkuasa (Referral to Authorities)

Merupakan pernyataan bertulis yang komprehensif dan jelas mengenai kewajipan untuk melapor kepada pihak berkuasa yang berkaitan apabila wujudnya pelanggaran undang-undang yang melibatkan mana-mana kakitangan/pihak ketiga.

Polisi yang dibangunkan dapat menzahirkan komitmen organisasi dalam usaha pencegahan rasuah dan jenayah lain hendaklah disampaikan dengan betul dan jelas kepada semua kakitangan/pihak ketiga.

Templat Polisi Rujukan Kepada Pihak Berkuasa

Sila rujuk Templat Polisi Rujukan Kepada Pihak Berkuasa untuk panduan.

4. Tanggungjawab Korporat, Tajaan dan Derma (Corporate Social Responsibility, Sponsorships & Donations)

Tanggungjawab Korporat

Merupakan tanggungjawab sesebuah organisasi yang mana keputusan dan kegiatannya memberikan impak terhadap masyarakat, alam sekitar melalui ketelusan dan nilai etika yang konsisten dengan pembangunan mampan dan kebajikan masyarakat; mengambil kira jangkaan pihak berkepentingan, mematuhi undang-undang yang berkuatkuasa dan selaras dengan norma-norma tingkah laku antarabangsa serta disepadukan di seluruh organisasi.

Projek tanggungjawab korporat bukanlah sumbangan kepada organisasi amal semata-mata. Ia adalah di mana organisasi membelanjakan dananya secara langsung untuk projek-projek yang telah ditentukan (contohnya membekalkan bahan-bahan untuk pembinaan sekolah dan sebagainya) atau dana tersebut diselaraskan dengan agensi kerajaan atau organisasi bukan kerajaan (NGO) yang dikenalpasti untuk menguruskan projek tersebut.

Tajaan

Merupakan satu bentuk pemasaran di mana pembayaran dalam bentuk tunai atau barangan dibuat oleh organisasi untuk hak yang dikaitkan dengan projek/program. Lazimnya, tajaan korporat memerlukan kerjasama antara organisasi penerima (seperti organisasi bukan keuntungan atau organisasi kerajaan) dan sebuah syarikat penaja, di mana dana tersebut adalah untuk membiayai sesuatu projek/program yang dilakukan sebagai pertukaran atau pengiktirafan (contohnya memaparkan logo dan jenama bersama organisasi yang menjalankan projek/program).

Penyediaan polisi ini memerlukan organisasi untuk mengambil kira mekanisme kelulusan dan jenis tajaan yang boleh dilaksanakan.

Derma

Merupakan sumbangan yang dibuat oleh individu atau organisasi kepada organisasi bukan berasaskan keuntungan, badan amal atau yayasan. Ia biasanya diberikan dalam bentuk wang tunai, harta, kenderaan bermotor, pelaburan sekuriti, pakaian, aset atau perkhidmatan lain.

Penyediaan polisi ini hendaklah menggariskan mekasnime kelulusan / had dan jenis derma yang boleh diberikan oleh organisasi.

Organisasi perlu mengambil maklum bahawa pemberian langsung kepada mana-mana organisasi politik atau program yang dianjurkan oleh organisasi politik hendaklah dikategorikan berasingan daripada polisi ini.

Adalah penting untuk organisasi memastikan usaha wajar (due diligence) dilakukan sebelum sesuatu tanggungjawab korporat/tajaan/derma dibuat. Pemantauan ke atas tanggungjawab korporat/tajaan/derma adalah penting semasa ianya berlangsung bagi menilai tahap risiko berbanding manfaat yang bakal diperolehi oleh organisasi. Selain itu, langkah ini juga penting bagi memastikan pelaksanaan program berjalan seperti yang telah dirancang, penerima mendapat manfaat serta mencapai objektif organisasi. Adalah disyorkan agar organisasi menyediakan dokumen kontrak bagi memastikan pihak penerima melaksanakan tanggungjawab seperti yang dikehendaki.

5. Bayaran Pemudahcara (Facilitation Payments)

Merupakan istilah yang sering digunakan untuk bayaran secara tidak sah/tidak rasmi yang dibuat sebagai balasan terhadap sesuatu perkhidmatan yang dibekalkan. Ia merupakan bayaran yang dibuat kepada individu, kumpulan atau organisasi bagi mempercepatkan perjalanan operasi atau fungsi sesuatu tindakan/pengesahan.

Organisasi hendaklah melarang dan tidak membenarkan bayaran pemudahcara dibuat dalam sebarang aktiviti organisasi. Bayaran kepada pihak ketiga untuk mengelakkan kejadian yang melibatkan nyawa tidak boleh dikategorikan sebagai bayaran pemudahcara dan tidak tertakluk kepada polisi ini.

6. Hadiah, Keraian dan Hospitaliti (Gift, Entertainment and Hospitality)

Hadiah

Ditakrifkan sebagai sesuatu barangan atau perkhidmatan yang diberikan kepada organisasi atau individu dalam urusan rasmi atau tidak rasmi sebagai tanda penghargaan.

Organisasi boleh mengambil mana-mana pendekatan dalam membangunkan polisi berkaitan hadiah bergantung kepada model perniagaan organisasi sama ada Polisi Tidak Menerima Hadiah atau Polisi Pengurusan Hadiah.

Keraian/Hospitaliti

Ditakrifkan sebagai acara korporat atau aktiviti yang dianjurkan oleh organisasi yang melibatkan keraian kakitangan dan pihak ketiga untuk kepentingan organisasi itu. Pihak ketiga adalah termasuk pelanggan, bakal pelanggan, kontraktor, syarikat luar dan mana-mana pihak berkepentingan lain yang mempunyai hubungan perniagaan, sama ada semasa, prospektif atau yang dahulu.

Pengurusan keraian/hospitaliti boleh dilakukan dengan mewujudkan polisi yang lengkap dan jelas tujuannya untuk meraikan pihak ketiga serta menerima keraian sebagai panduan kepada kakitangan. Polisi ini hendaklah menggariskan kebenaran dan kelulusan daripada pegawai tertinggi/bertanggungjawab serta menyimpan rekod keraian/hospitaliti yang diterima.

Templat Polisi Hadiah, Keraian dan Hospitaliti

Sila rujuk Templat Polisi Hadiah, Keraian dan Hospitaliti untuk panduan.

7. Berurusan Dengan Pihak Ketiga (Dealing with Third Parties)

Pihak ketiga yang dimaksudkan terbahagi kepada dua kategori utama, iaitu rakan perniagaan (business associate) dan pegawai badan awam seperti yang ditakrifkan dalam Akta SPRM 2009.

Rakan perniagaan

Merupakan pihak luaran yang mempunyai atau merancang untuk mewujudkan sesuatu bentuk hubungan perniagaan dengan organisasi seperti pelanggan, rakan usaha sama, kontraktor, sub-kontraktor, pembekal, pelabur dan lain-lain.

Pegawai Badan Awam

Merujuk kepada takrifan dalam Akta SPRM 2009 adalah mana-mana orang yang menjadi anggota, pegawai, pekerja atau pekhidmat sesuatu badan awam, dan termasuklah anggota pentadbiran, ahli Parlimen, ahli sesuatu Dewan Undangan Negeri, hakim Mahkamah Tinggi, Mahkamah Rayuan atau Mahkamah Persekutuan, dan mana-mana orang yang menerima apa-apa saraan daripada wang awam, dan, jika badan awam itu ialah suatu perbadanan seorang, termasuklah orang yang diperbadankan sebagai perbadanan itu.

Polisi untuk berurusan dengan pihak ketiga hendaklah dibangunkan agar urusan perniagaan yang dijalankan tidak terlibat dalam rasuah dan amalan perniagaan yang tidak wajar.

Templat Polisi Berurusan dengan Pihak Ketiga

Sila rujuk Templat Polisi Berurusan dengan Pihak Ketiga untuk panduan.

8. Sumbangan Politik (Political Contributions)

Merupakan sumbangan yang dibuat kepada mana-mana parti politik yang berdaftar di bawah Akta Pertubuhan 1966 [Akta 355] atau parti politik yang berdaftar di negara syarikat menjalankan perniagaan.

Organisasi hendaklah membangunkan polisi yang menyatakan dengan jelas pendirian organisasi terhadap sumbangan politik. Antara perkara yang perlu dinyatakan adalah kuasa membuat kelulusan, penyimpanan rekod sumbangan yang lengkap serta pelaporan berkaitan sumbangan yang dibuat kepada pihak berkepentingan.

9. Pengubahan Wang Haram (Money Laundering)

Merupakan proses mengubah tunai/ harta yang didapatkan daripada aktiviti haram untuk menjadikan ia sah di sisi undang-undang. Terdapat tiga (3) fasa dalam pengubahan wang haram iaitu:

(i) Penempatan – pelupusan hasil aktiviti haram secara fizikal;

(ii) Lapisan – mengasingkan hasil haram daripada puncanya melalui transaksi yang menghilangkan jejak audit dan menggunakan nama yang tidak dikenali/ palsu;

(iii) Integrasi – memasukkan hasil yang telah “dicuci” ke dalam ekonomi sebagai dana biasa.

Bagi Institusi Pelapor (Reporting Institution)

(i) Menyediakan latihan kepada kakitangan untuk meningkatkan kesedaran mengenai pencegahan pengubahan wang haram dan prosedur pelaporan yang diperkenalkan oleh organisasi.

(ii) Sentiasa mengemaskini/ mematuhi kehendak/ resolusi yang diluluskan oleh Agensi Penguatkuasa yang berkaitan, seperti Bank Negara, United Nations Security Council (UNSC) untuk menangani tindakan keganasan.

(iii) Mewujudkan garis panduan mengenai akauntabiliti, tanggungjawab dan pelaporan dalaman.

• Menyimpan rekod pengenalpastian, pembukaan akaun, dan transaksi selama tidak kurang daripada 6 tahun.
• Menyimpan rekod latihan kakitangan, pemantauan pematuhan dalaman, dan pelaporan aktiviti mencurigakan.
• Membuat laporan aktiviti yang mencurigakan dengan segera melalui saluran dalaman yang sesuai.

(iv)Mengambil langkah-langkah yang munasabah untuk mengesahkan identiti pelanggan apabila bersesuaian, pemilik harta mereka dengan kaedah berasaskan risiko.

(v) Mewujudkan sistem pengurusan risiko yang sesuai untuk menentukan sama ada seseorang pelanggan atau pemilik harta adalah individu yang terdedah kepada politik (Politically-Exposed Person (PEP)) atau ahli keluarga atau kawan rapat dengan PEP.

(vi)Menjalankan pemeriksaan secara berkala terhadap nama-nama pelanggan baru, sedia ada dan pelanggan berpotensi dengan membuat semakan dalam database dan senarai yang dibekalkan oleh Bank Negara dan UN Consolidated List. Langkah-langkah yang sesuai perlu diambil untuk tindakan seterusnya sekiranya semakan mendapati terdapat rekod nama pelanggan dalam database tersebut.

(vii)Memantau aktiviti pelanggan secara berterusan supaya rekod dikemas kini dari semasa ke semasa, dan untuk mengenal pasti sebarang aktiviti yang mungkin melibatkan pengubahan wang haram.

(viii) Melaporkan aktiviti mencurigakan dengan segara kepada Badan Kawal Selia dan Agensi Penguatkuasa yang berkaitan.

(ix) Memberi kerjasama terhadap permintaan maklumat yang sah dibuat oleh kerajaan atau Agensi Penguatkuasaan apabila siasatan mengenai pengubahan wang haram dijalankan.

Bagi Bukan Institusi Pelapor (Non-Reporting Institution)

(i) Menyediakan latihan kepada kakitangan untuk meningkatan kesedaran mengenai pencegahan pengubahan wang haram.

10. Perolehan (Procurement)

Merupakan proses untuk memilih kontraktor, perunding, pembekal atau subkontraktor untuk melaksanakan kontrak tertentu dan menentukan syarat kontrak yang akan dilaksanakan. Terdapat beberapa jenis perolehan iaitu rundingan terus, tender terbuka/terhad, sebut harga dan pembelian terus.

Pembangunan polisi ini adalah untuk memastikan proses perolehan dijalankan secara adil, telus dan bebas daripada sebarang unsur rasuah. Antara elemen yang perlu dijelaskan dalam polisi ini adalah proses pemilihan kontraktor, perunding, pembekal atau sub-kontraktor untuk melaksanakan kontrak dan menentukan syarat kontrak yang akan dilaksanakan. Selain itu, pengasingan tugas yang sesuai, pengisytiharan kepentingan, persaingan bebas dan kawalan terhadap rasuah hendaklah dititikberatkan.

11. Perlantikan Pengarah dan Pengambilan Kakitangan (Appointment of Directors and Recruitment of Employees)

Perlantikan Ahli Lembaga Pengarah (ALP) dan pengambilan kakitangan hendaklah berasaskan kriteria pemilihan yang telah ditetapkan dan diluluskan. Adalah penting untuk memastikan tiada elemen rasuah dan percanggahan kepentingan dalam proses pelantikan ALP dan pengambilan kakitangan.

Perkara-perkara yang perlu diambil kira dalam menggariskan polisi ini adalah:

(i) pematuhan terhadap kriteria pemilihan yang telah ditetapkan dan diluluskan bagi memastikan hanya individu yang paling layak dan sesuai dilantik;

(ii) keperluan untuk menjalankan pemeriksaan latar belakang yang cukup bagi memastikan calon tidak pernah dijatuhkan hukuman berkaitan dengan kes rasuah;

(iii) memastikan calon yang dilantik membuat perakuan berhubung ketulenan dokumen, pengisytiharan harta dan kepentingan; serta

(iv) menyimpan rekod sebagai rujukan.

12. Pengurusan Surat Sokongan (Management of Support Letter)

Merupakan permintaan untuk memberikan “laluan istimewa” yang dibuat oleh individu atau organisasi berpengaruh kepada seseorang individu atau sesebuah organisasi. Permintaan umumnya dibuat melalui surat, faks, emel dan sebagainya bertujuan untuk menyokong sesuatu permohonan atau mempengaruhi sesuatu pertimbangan yang dibuat melibatkan individu/organisasi yang diberikan sokongan.

Organisasi hendaklah membangunkan polisi berkaitan sebagai panduan untuk menguruskan surat sokongan yang diterima daripada pihak ketiga terhadap sebarang urusan perniagaan.

13. Pengisytiharan Harta (Declaration of Assets)

Merupakan pengisytiharan kali pertama, harta tambahan, pelupusan harta dan pengakuan tiada perubahan ke atas pemilikan harta atau apabila dikehendaki untuk berbuat demikian.

Individu yang perlu membuat pengisytiharan harta adalah Ahli Lembaga Pengarah (ALP) dan kakitangan termasuklah harta yang dimiliki oleh suami/isteri serta anak di bawah tanggungan.

Polisi ini penting bagi menunjukkan komitmen seluruh warga organisasi mengekalkan integriti, keterbukaan dan ketelusan. Kegagalan untuk membuat pengisytiharan harta boleh menyebabkan kakitangan dikenakan tindakan tatatertib.

* Polisi ini bukan mandatori di bawah Inisiatif CISM

Pengurusan risiko rasuah merupakan satu kaedah pengurusan untuk mengenalpasti, memperbaiki dan memperkemaskan lagi sistem operasi dan kawal selia pelaksanaan sesuatu aktiviti organisasi. Melalui pendekatan ini sebarang ruang salah guna kuasa, penyelewengan dan risiko jenayah rasuah dapat dikesan di peringkat awal dan diambil tindakan pembetulan yang sewajarnya melalui penyediaan Pelan Pengurusan Risiko Rasuah.

Penilaian risiko dilaksanakan untuk:

(i) Mengenal pasti risiko rasuah di mana terdapat kemungkinan terdapat penglibatan organisasi.

(ii) Membuat analisis, penilaian serta memberi keutamaan kepada risiko rasuah yang telah dikenal pasti.

(iii) Membuat penilaian terhadap kesesuaian dan keberkesanan kawalan sedia ada organisasi bagi mengatasi risiko-risiko rasuah yang telah dikenal pasti.

Bagi melaksanakan peranan tersebut SPRM membantu organisasi dengan mengadakan Bengkel Pengurusan Risiko Rasuah sama ada secara umum ataupun khusus bergantung kepada keperluan organisasi. Untuk maklumat lanjut berkenaan Bengkel Pengurusan Risiko Rasuah, sila layari laman web SPRM di https://www.sprm.gov.my

Kesedaran dan Latihan

Organisasi hendaklah merancang dan melaksanakan inisiatif kesedaran dan latihan pencegahan rasuah yang bersesuaian untuk warga kerja. Ia boleh membantu mengatasi isu-isu berkaitan rasuah, sekiranya dirangka berdasarkan keputusan penilaian risiko rasuah yang dilaksanakan. Kempen kesedaran pencegahan rasuah dan latihan yang sepadan dengan tugas, situasi dan risiko rasuah hendaklah dibuat secara berterusan dan ia perlu dikemas kini secara berkala supaya dapat ditambah baik.

Selain itu, kempen kesedaran pencegahan rasuah dan latihan kepada pihak luar yang berkepentingan perlu dilaksanakan kerana ia mungkin terdedah kepada risiko.

Penyimpanan maklumat yang lengkap dalam bentuk dokumen mengenai pelaksanaan program kesedaran dan latihan hendaklah disimpan sebagai rujukan.

Komunikasi

Organisasi hendaklah merancang dan menentukan komunikasi dalaman dan luaran yang releven mengenai sistem pengurusan pencegahan rasuah. Antaranya ialah:

(i) apa yang akan disampaikan;

(ii) bila ianya akan disampaikan;

(iii) siapa yang ditujukan kepada;

(iv) bagaimana menyampaikannya;

(v) siapa yang akan menyampaikannya;

(vi) bahasa apa yang akan digunakan.

Polisi pencegahan rasuah hendaklah disebarkan kepada semua kakitangan dan rakan perniagaan melalui saluran komunikasi dalaman dan luaran.

Mewujudkan polisi dan prosedur memantau, mengukur, menganalisis dan menilai prestasi dan keberkesanan sistem pengurusan pencegahan rasuah di organisasi melalui mekanisme penyimpanan rekod dan keputusan penilaian prestasi sistem pengurusan pencegahan rasuah.

Mekanisme pelaporan aktiviti dan isu melibatkan pencegahan rasuah di peringkat dalaman (contoh: mesyuarat lembaga pengarah) dan luaran (contoh: pendedahan di laman web dan laporan tahunan). Ia menunjukkan ketelusan organisasi serta meningkatkan keyakinan pemegang saham, pihak berkepentingan serta orang awam.

* Inisiatif ini bukan mandatori di bawah Inisiatif CISM